Ammattilaisen 6 vinkkiä kotijuhliin - Osa 1/3

Tämä on ensimmäinen osa puheenjohtajamme, Doris Tuohimaan kirjoittamassa blogisarjassa. Sarjassa Doris tarjoilee käytännön vinkkejä onnistuneiden kotijuhlien järjestämiseen. Seuraava osa julkaistaan syyskuun alussa.

Ah, ihanat kamalat kotijuhlat… Moni kotijuhlien järjestäjä on varmasti tuskaillut ja stressannut tavoitellessaan onnistuneita juhlia, toivoen että olisi olemassa jokin selkeä ja helppo opas juhlien järjestämiseen. Tästä syystä haluankin tarjoilla omat parhaat vinkkini onnistuneiden kotijuhlien järjestämiseen. Näiden vinkkien avulla järjestät juhlat kotonasi milloin vain ja vältyt sudenkuopilta ja muilta kämmäyksiltä ;)

Koska juhlien järjestämisessä on paljon yksityiskohtia, julkaisen vinkkini kolmessa osassa. Tässä ensimmäisessä osassa lähdetään liikkeelle juhlien yleisestä suunnittelusta, seuraavassa blogissani keskitytään käytännön järjestelyihin, kuten tarjoiluihin. Viimeisessä osassa julkaisen vielä juhlanjärjestäjän tärpit, jossa tärkeimmät asiat on koottu näppäräksi muistilistaksi. Toivottavasti vinkeistäni on sinulle apua. Mukavia juhlahetkiä!

1. vinkki:  Juhlien budjetti

Ensimmäinen vaihe juhlien suunnittelussa on päättää, paljonko haluat investoida juhliin. Tämä tulee määrittelemään suuresti, mitä on mahdollista toteuttaa ja millä tavalla. Kirjaa ylös, paljonko rahaa on käytettävissä ja mitä haluaisit sillä saada aikaiseksi (taulukkolaskentaohjelma on tähän hyvä apu, mutta kynä, paperi ja laskinkin toimivat!). Käytä tätä budjettia ohjenuorana päättäessäsi, mikä on mahdollista, mitä teet itse ja mitä tilaat esimerkiksi pitopalvelusta.Kun olet päättänyt, mitä haluaisit tarjota vieraille (tästä lisää seuraavassa blogissani!), voit selvittää, mitä kyseisten tarjoilujen leipominen maksaa tai mitä maksaa niiden tilaaminen pitopalvelusta. Kaikki tällainen kannattaa tehdä etukäteen, näin vältyt ikäviltä yllätyksiltä! Juhlien järjestämisessä rahaa voi kulua ruokien ja juomien lisäksi myös seuraaviin: koristelu ja kalusteet, juhlapuku ja asusteet, meikki/kampaus, siivoaminen, tarjoilu, kutsut, ohjelma, vieraille annettavat pienet muistiaiset.

Kirjaa budjettiisi kaikki hankinnat, niin olet koko ajan kärryillä juhliesi taloudellisesta tilanteesta. Mikäli rahaa ei ole kovin paljon käytettävissä, kannattaa tehdä kaikki itse ja pitää tarjoilut ja koristelut minimissä. Mukavat juhlat voi järjestää myös vähällä rahalla! Jos leivot kaiken itse, eikä juhlissasi ole alkoholitarjoilua, herkulliset juhlatarjoilut 15 hengelle saa jo hieman yli 100 eurolla. Tarkalla suunnittelulla voit päästä vieläkin vähemmällä rahalla.

2. vinkki:  Juhlien teema

Anna persoonallisuutesi ja oman tyylisi näkyä juhlissa! Hauska omaan tyyliin sopiva teema tekee juhlista ikimuistoiset sekä sinulle että vieraillesi. Haluaisitko, että kaikki astiat ovat erilaisia ja koristelu boheemia, ketokukkia, mummon pitsiliinoja ja kynttilöitä? Vai pidätkö mieluummin elegantin tyylikkäästä teemasta, jossa miehet pukeutuvat mustiin pukuihin, naiset cocktailmekkoihin, pöydissä on valkeat liinat ja kauniita kukka-asetelmia? Teema voi olla myös jokin omiin harrastuksiisi tai vuodenaikaan liittyvä, tai vaikkapa jokin väri/väriyhdistelmä, käytä vapaasti mielikuvitusta!

Ei ole yhtä ainoaa tapaa juhlia, älä siis kuuntele, jos joku haluaa määrätä puolestasi millaisia koristeluja saat omissa juhlissasi käyttää tai mitä on ollut tapana minkäkinlaisissa juhlissa tehdä. Mikäli visiosi mahtuu budjettiin, saat omissa juhlissasi toteuttaa itseäsi juuri siten kuin haluat!

3. vinkki:  Pyydä apua järjestelyihin!

Jotta ehdit itsekin nauttimaan omista juhlistasi, kannattaa pyytää apukäsiä hoitamaan juhlapäivän juoksevia asioita (esim. tiskaamista, kukkien esille laittoa, siivoilua) ja auttamaan myös leipomisessa, tarjoiluissa ja siivoamisessa ennen juhlia.Budjetista riippuen voit tilata jopa siivoojan ja pitopalvelusta myös tarjoiluhenkilökunnan, mutta pienempikään budjetti ei tarkoita, että kaikki pitäisi tehdä itse. Pyydä rohkeasti ystäviä, perheenjäseniä ja sukulaisia avuksi vastavuoroisuusperiaatteella – voit sitten myöhemmin olla itse apuna heidän juhlissaan tarpeen mukaan. Rahan ei siis aina tarvitse vaihtaa omistajaa, ystävät voivat auttaa myös ilmaiseksi. :)

4. vinkki: Koristelu ja astiat

Päätä etukäteen missä astiassa tarjoat minkäkin ruokalajin ja mieti samalla minkälaiset ottimet tarvitaan. Varaa tarpeeksi lautasia, lusikoita, kuppeja yms. kaikille vieraille. Itse visualisoin aina mielessäni, minkälaisia astioita tarvitsisin, jos söisin juhlissani olevat tarjoilut ja teen tarvikelistauksen sen mukaan. Tarvittaessa lainaa sukulaisilta ja naapureilta astioita. Voit myös vuokrata astiat pitopalvelusta.Koristelu kannattaa suunnitella juhlan teemaan sopivaksi. Mieti etukäteen minkälaisia koristeita tarvitsee mihinkin kohtaan juhlapaikkaa. Tee lista tarvikkeista ja tee erillinen lista niistä asioista, jotka täytyy ostaa koristelua varten. Luovuus pääsee kukkimaan koristeluissa: voisiko mummin vanhat pitsiliinat ripustaa seinille koristeiksi tai oma kenkäkokoelma toimia juhlien pääkoristeena?

5. vinkki: Ohjelmaa juhliin?

Juhlat toimivat hyvin ilman ohjelmaakin, herkkujen syöminen ja kuulumisten vaihtaminen riittävät usein sisällöksi. Mutta pisteenä i:n päällä voi olla myös juhliin sopivaa ohjelmaa tai koko juhla voi rakentua ohjelmanumeroiden ympärille. Mieti etukäteen millaiset juhlat haluat ja millaista ohjelmaa niihin voisi sopia.

Voit tilata haluamasi ohjelmanumeron ammattilaiselta, se voi olla esimerkiksi stand up-esitys tai tulishow, tai sitten voit hyödyntää omia verkostojasi ohjelman aikaansaamisessa. Osaisiko joku ystäväsi tai tuttusi esiintyä? Voit myös järjestää avoin lava -tyyppisen juhlan, jossa kuka tahansa vieraista saa nousta lavalle esiintymään. Tästä kannattaa kertoa jo kutsussa, jotta vieraat osaavat valmistautua. Tällä tavalla juhlista tulee varmasti ikimuistoiset ja saat varmasti yllättyä vieraidesi esityksissä. :)

6. vinkki: Kutsut

Jotta saisit mahdollisimman monta kutsumaasi vierasta tulemaan juhliisi, kannattaa panostaa kutsuihin! Helpoimmalla pääset laittamalla vieraillesi tekstarin tai luomalla Facebookiin tapahtuman ja kutsumalla vieraasi siihen. Varma tapa saada vieraidesi jakamaton huomio on kuitenkin lähettää paperikutsu postitse. Nykyään etanapostin määrä on hyvin vähäinen ja virallinen kutsu juhliin on positiivinen yllätys :)

Isoihin juhliin, kuten ylioppilasjuhlat tai pyöreät synttärit, voi olla tarpeellista laittaa myös lehteen ilmoitus. Tällöin kannattaa hyvissä ajoin ennen juhlaa selvittää paikallisesta lehdestä, mihin mennessä ilmoitus pitää jättää, jotta se ehtii haluaamasi lehden numeroon.

Oli valitsemasi kutsuntoimituskanava mikä hyvänsä, kannattaa kutsut laittaa tarpeeksi ajoissa, jotta vieraat eivät ole ehtineet sopia samaan ajankohtaan muuta menoa. Mitä isommista juhlista on kyse, sitä aikaisemmin kutsut kannattaa lähettää. On kuitenkin tärkeää huomioida, että jos kutsut ovat lähteneet aiemmin kuin kuukausi ennen juhlaa, pitää vieraita muistaa muistutella asiasta useamman kerran ennen juhlia. Kutsu kannattaa lähettää kuukausi etukäteen tai ainakin viimeistään kaksi viikkoa ennen juhlia tai vaarana on, ettei kukaan ehdi paikalle.

Kutsuun kannattaa laittaa ainakin seuraavat asiat: Kuka juhlii, mitä juhlii, juhlapaikan osoite, päivämäärä ja kellonaika, teema, pukeutumisohjeet (jos haluat vieraiden pukeutuvan jollain tietyllä tavalla), lahjatoiveet ja RSVP-päivämäärä. RSVP tarkoittaa, että vieraiden toivotaan ilmoittavan tulostaan etukäteen tiettyyn päivämäärään mennessä. Tämä auttaa mm. tarjoilujen määrän suunnittelussa.

Tässä olivat tärkeimmät juhlien suunnitteluun liittyvät vinkkini, seuraavassa osassa keskityn juhlien käytännön järjestelyihin. Miten keksiä tarjottavaa vieraille? Paljonko mitäkin varataan? Mitä tulee huomioida ruokien säilyttämiseen liittyen? Entä sitten juhlapaikan siivoaminen ja järjestäminen juhlia varten, mitä tulee ottaa huomioon? Blogisarjani seuraava osa julkaistaan syyskuun alussa.Kommentteja, palautetta? Avaa sanainen arkkusi Facebook-sivuillamme!Kirjoittaja Doris Tuohimaa on paitsi PuskaPromotionin puheenjohtaja, myös catering-alan ammattilainen, joka on järjestänyt niin isoja yleisötapahtumia kuin kotijuhliakin valmistujaisista nimiäisiin ja teemajuhliin. Hänen suosikkijuhlansa on joulu, mutta aina on riittävästi syitä juhlaan!