Boss Ladyn tarjous – tätä ei voi ohittaa

Mimosa boss lady

Boss Ladyn tarjous – tätä ei voi ohittaa

Tuskailetko myyntityön haasteiden kourissa? Onko myyminen sinulle pakkopullaa? Voimanaiset yllättävät ja ihastuttavat sinua uudessa blogisarjassa myyntivinkeillään. Helppojen, konkreettisten ja käytännönläheisten neuvojen avulla jörrikästäkin kehittyy myyntityön taitaja. Tällä kertaa paneudutaan ammattimaisen tarjouksen muotoilemiseen, sisältöön ja kyllä vastauksen varmistamiseen. Ensi kerralla pureudumme sopimustekstien saloihin.

 

Blogisarja on osa yhteistyötämme Evento-lehden kanssa. Tämä artikkeli on julkaistu aikaisemmin Evento-lehden sivuilla

Vihreää valoa

Vihdoin ollaan siis päästy tilanteeseen, jossa asiakas on sanonut sinulle kyllä ja pääset tekemään hänelle tarjouksen. Tehtävä on tärkeä, koska tämän perusteella asiakas arvioi onko ehdotuksesi harkitsemisen arvoinen vai kääntyykö jonkin toisen palveluntarjoajan puoleen. Tarjouksen tulee olla silmäiltävä, helppolukuinen ja sopivan pituinen, jotta tulevan kanta-asiakkaasi mielenkiinto pysyy yllä. Tarjous on mustaa valkoisella, faktaa palvelusta, jonka tulet hänelle toimittamaan inspiroivan saatekirjeen saattelemana. Tässä kirjoituksessa tarjoan sinulle ohittamattomat keinot hyvän tarjouksen laatimiseen.

Mitä pitää tietää ennen tarjouksen tekemistä?

Kuten sähköpostiviestinnässä, niin myös tarjouksessa on tietyt osa-alueet, jotka on oltava mukana. Myyntitapaamisessasi keräämäsi tieto sovelletaan nyt asiakkaalle sopivaksi porkkanaksi, jota hän ei voi vastustaa olla haukkaamatta. Kuten aikaisemmasta blogistamme  oletkin jo lukenut, niin olet tähän mennessä selvittänyt aktiivisesti kuuntelemalla mitä asiakas haluaa, minkälainen aikataulu hänellä on ja kykenetkö toimittamaan ja jopa ylittämään asiakkaan odotukset. Asiakas on kertonut toiveensa ja olet esittänyt hänelle ratkaisun, jonka vielä konkretisoit hänelle tarjouksen muodossa.

Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarpeeksi seikkaperäisesti, mitä tarjoat ja mikä ei kuulu tarjoukseesi. Ensin on siis tiedettävä omat resurssit ja osaaminen, jotta voit tarjota asiakkaalle ratkaisuasi. ”Pari” tarjousta itsekin tehneenä voin todeta, että mitä yksityiskohtaisemmin tarjous on tehty sitä suurempi todennäköisyys on, että kaikki menee niin kuin Strömsössä. Liian laajasti tai ympäripyöreästi selitetty kokonaisuus jättää porsaanreikiä, joista olet myyjänä vastuussa. Kirjaa siis tarjoukseen myös asiakkaan vastuulla olevat asiat.

Joillekin hyvän tarjouksen määritelmä on pelkkä hinta. Että voisiko saada avaimet käteen ja mielellään ilmaiseksi? Siihen voin todeta, että ”Noup, I tell you honey; I don´t do cheap, I do quality”. Hinnasta kannattaa keskustella, jos kyseessä on isompi maailmanluokan diili tai jatkuva erinomaisen kannattava sopimus, mutta alhainen hinta ei voi olla itseisarvo. Kun itsellä on selkeänä mihin on menossa, mitä on tekemässä ja kenelle, niin on myös hyvin helppo valikoida omat asiakkaat eikä hintahömpötyksiin tarvitse ryhtyä.

Muita tarjoukseen tulevia konkreettisia asioita ovat toteutuksen aikataulu, toteutuspaikka ja työvälineet. Mitkä osa-alueet ovat sinun vastuullasi ja mitkä asiakas hoitaa itse? Yleensä, jos asiakas on vain tilannut työvoiman, niin on luontevaa, että kaikki työvälineet tulevat heiltä. Mutta mitä kiireisemmällä aikataululla toimitaan, sitä todennäköisempää on, että tehtävänäsi on tarjota kaikki avaimet käteen -periaatteella.

Ad hoc -keikat tulee myös huomioida hinnoittelussa, koska se vaatii sinulta ylimääräistä työtä ja saatat hetkellisesti joutua laittamaan syrjään jonkin toisen toimeksiannon. Ammattilaisen työpanos maksaa eikä siinä ole mitään ujosteltavaa. Puskaradio ja referenssit puhuvat kyllä puolestaan ja tämän takia oikea palvelu ja tarve kohtaavat ennemmin tai myöhemmin. Laita siis hintalappu sen mukaisesti.

Tarjouksen legopalikat

Tarjouksen tarkoitus on kertoa mitä tarjotaan, kenelle ja kuka sen tuottaa. Hinnan tulee myös olla yksiselitteisesti ilmaistu ja mielellään niin, että asiakas ymmärtää mistä eri asioista kokonaishinta koostuu. Pelkkä könttäsumma voi herättää kysymyksiä, että onkohan tarjouksessa ylimääräistä ”ilmaa”, kun tarjouksen osa-alueita ei ole eritelty. Palvelunkuvauksen ja vastuiden kirjaaminen avaa myös asiakkaalle, mitä hän voi odottaa sinun hoitavan ja mitä hänen pitää itse varautua tekemään. Palveluiden listaaminen auttaa myös sinua myyjänä varautumaan ylimääräisiin kustannuksiin, joita et välttämättä muuten huomaisi. Palvelupakettien laatimisesta ja niiden hinnoittelusta voisi kirjoittaa romaanin ja palaammekin niihin tulevaisuudessa blogissamme.

Loppuun kirjataan vielä tarjouksen voimassaoloaika, johon mennessä asiakkaan on kerrottava ottaako vai hylkääkö tarjouksen. Asiakkaalle on hyvä soitella perään pari päivää ennen tarjouksen umpeutumista ja kysyä mitä mieltä hän on ehdotuksesta. Joskus asiakkaalla on ollut vain kiire tai ei ole yksinkertaisesti ehtinyt soittamaan sinulle, joten voit tehdä asiakkaalle palveluksen ja olla itse aktiivinen. Vastauksen perusteella voit sitten laittaa tuumasta toimeen tai muokata tarjousta, mikäli asiakkaalla oli siihen vielä jotain lisättävää.

Tarjouksen tulee olla silmäiltävä ja yksinkertainen ja sen takia on hyvä laittaa täydentävät tiedot liitteisiin. Näitä voivat olla tarjouksen tarkempi toteutussuunnitelma, kuvat, linkit referensseihin tai yleiset sopimusehdot. Voit varmasti samaistua tilanteeseen, jossa sinun pitää nopeasti tehdä päätöksiä eri toimeksiantajien kesken etkä saa selvää, mikä tarjouksista on paras. Se on sinulle kilpailuvaltti, mitä yksinkertaisemmin ja nopeammin saat oman viestisi perille ilman, että asiakkaan tarvitsee alkaa laskemaan eri vaihtoehtoja yhteen ja mennä niistä sekaisin.

Nykyään on myös paljon erilaisia esitystyökaluja kuten vaikkapa Prezi tai SlideShare, joita voi käyttää tarjouksen tukena. Ne antavat tarjoukselle väriä ja rakennetta; vain luovuus on rajana miten visuaalisen esityksen saat aikaiseksi. Ohjelmat vaativat hetken opiskelua, mutta toimivat kivana lisänä, kun halutaan persoonallinen lopputulos esityksen suhteen. Perus Office-ohjelmillakin saa hyvää materiaalia aikaan. On hyvä muistaa, että asiakas ei osta sinulta presentaatiosi vaan tarjoamasi sisällön perusteella! Vähän vaivaa näkemällä voit kuitenkin erottautua positiivisesti muista mahdollisista palveluntarjoajien lähettämistä tarjouksista.

Olen myös kuullut, että yhteistyösopimuksen tai yleisien ehtojen lähettämisen takia joku asiakas on laittanut tarjouksen suoraan romukoppaan eikä edes avannut tarjousta. Jos joku on näin tehnyt, et tarvitse sellaista asiakasta (tosin uskon tämän olevan enemmänkin urbaani legenda). Henkilökohtaisesti suosittelen suosimaan lakimiehen kautta pyöräytettyjä valmiita sopimusdokumentteja ihan kaikkien osapuolien etua ajatellen. Tarjouksen ja yleiset ehdot luettuaan ei voi väittää etteikö yksityiskohdista olisi huolehdittu ja asioita hoidettu kunnolla. Sopimusehdoilla vältetään myös ne kuuluisat epäselvyydet liittyen tarjoajan ja asiakkaan oikeuksiin ja vastuisiin. Itse kovat oppirahat maksaneena tiedän, että  lakimies on kaveri, josta kannattaa pitää kiinni.

Se, että huolehtii sopimusasioista ei tarkoita, että pitäisit asiakkaitasi vain omaa etuaan ajavina vedättäjinä – päin vastoin. Sopimusehdoilla osoitat, että toimit ammattimaisesti ja huolehdit, että pelisäännöt ovat selvät molemmille osapuolille. Tarjoan yleisiä ehtoja aina tarjouksen liitteenä ja kun asiakas hyväksyy tarjouksen, niin samalla myös yleiset ehdot hyväksytään. Seuraavassa blogissamme paneudumme tarkemmin sopimusten laatimiseen.

Kirjoita, kohdista, katsasta

Joskus minua mietityttää, miten kirjavaa on tarjousten laatu sisällöllisesti ja ulkoasullisesti. Että miten palveluntarjoaja, joka on tominut jo iät ja ajat, ei lähetä tarjousta pdf:nä? Yläkouluikäisenä voi lähettää CV:n ensimmäiseen kesätyöpaikkaan word-tiedostona, mutta ei enää kun tehdään yritysten välistä liiketoimintaa. Tai sitten ”tarjous” on pari lausetta sähköpostiviestissä ja ilman liitettä. Valmis tarjouspohja nopeuttaa huomattavasti tarjousten tekemistä ja silloin voi varmistua, että mikään tärkeä asia ei jää mainitsematta.

Todettakoon, että vaikuttavat kaaviot ja fonttikoko ei tee myyntiä eikä myyjää, mutta kuvaasi ammattilaisena se saattaa vaikuttaa. Tämän takia on järkevää käyttää hieman aikaa myös tarjouksen ulkoasuun ja silmäiltävyyteen. Useimmissa, varsinkin isoissa yrityksissä, tarjouspohja ja graafinen ilme tulee yleensä markkinointiosaston kautta, jolloin itse ei tarvitse vaivautua miettimään onko asettelu kaksi senttiä sinne tai tänne. Yrittäjänä, kuten allekirjoittanut, kaikki tehdään itse ja se jos jokin voi aiheuttaa harmaita hiuksia. Siksi kysyn suosiolla apua graafikolta, kun tarvitsen dokumenttipohjiin päivitystä. Parempi antaa oman alueensa ammattilaisen hoitaa homma, jonka hän tekee nopeammin, vaivattomammin ja tyylikkäämmin.

Kun tarjous on vihdoin valmis, tallenna se pdf:ksi ja lue vielä kerran. Monesti jokin pikku yksityskohta saattaa jäädä kirjoituksessa tai asettelussa vinoon, ja sen huomaa vasta tarkastuskerralla. Tarjouksen tallentamiseen on tärkeämpikin syy; pdf-tiedostona tarjouksen sisältöä ei voi muuttaa ja varmistut, että tiedosto avautuu oikein vastaanottajalla. Nyt kun elämme eri laitevalmistajien ja muokkausohjelmien aikaa, niin liite on paras lähettää yleisesti ja useimilla toimivassa muodossa. Tarjouksen ei kuitenkaan tarvitse olla mikään extravaganza-infopläjäys vaan selkeä ja yksinkertainen kokonaisuus riittää.

Käytä tarjouksen ja kokonaisuuden hiomiseen aikaa. Se kannattaa. Aloittaessani myyjänä ei ollut yksi eikä kaksi kertaa, kun miljoonan muun asian lomassa lähetin hieman hassun mallisen tarjouksen asiakkaalle ja lopputulos oli lyönti otsaan ja ei kauppoja. Pienet yksityiskohdat, kuten asiakkaan titteli tai nimi, on hyvä muistaa ja kirjoittaa oikein. Kaikki henkilökohtaisuus myös luo sinun ja asiakkaasi välille vahvempaa yhteyttä ja jos et edes viitsi tarkastaa oliko kyseessa Merja vai Matti, niin liikutaan heikoilla jäillä. Asiakkailla on usein myös kiire eikä heitä kiinnosta sinun hienot palvelusi, mikäli jo ensivaikutelma antaa huonon viban tai mielikuvan. Ensivaikutelman voi luoda vain kerran, panosta siis ulosantiisi.

Saatekirjeen ja tarjouksen ero

Tarjouksen tehtävä on kertoa faktat ja oleelliset osat sopimuksesta, kun taas saatekirje voi olla rennompi ja myyvempi kirjoitusasultaan. Saatekirje on ensimmäinen asia, minkä asiakas lukee sähköpostisi otsikon jälkeen ja se voi kertoa inspiroivemmin, mistä tarjouksessa on kyse.

Saatekirjeeseen on hyvä kirjata esimerkiksi kolme pointtia, miksi asiakkaan kannattaa tilata palvelusi. Näitä voivat olla ajan säästö, brändin näkyvyyden parantaminen tai myyntitulosten kasvaminen pitkällä aikavälillä. Annat siis vastauksia samoihin ongelmiin, mitä asiakas nosti tapaamiesessa. Lisää vinkkejä kirjalliseen ilmaisuun löydät aiemmasta blogistamme.

Välillä tuntuu, että saateviestin tärkeyttä ei ole ymmärretty ollenkaan ja kiireestä tai jostain muusta asiasta johtuen vain liite on lähetetty. Varsinkin jos tarjousta ei ole muokattu juuri minun tilanteseen sopivaksi, niin pelkkä faktat esittelevä tarjous liitteenä tuntuu kylmältä. Kohdista viestisi juuri kyseiselle asiakkaallesi ja kommentoi tai kerro jokin ajankohtainen juttu. Mitä paremmin ja kauemmin olet tuntenut asiakkaan, sitä paremmin tiedät minkälaista huumoria hän edustaa. Rento huulenheitto parantaa mahdollisesti teidän keskinäistä suhdettanne. Kerran olin järjestämässä varusmiehille suunnattua tilaisuutta ja kerroin asiakkaalleni, että tuon sitten koko prikaatin mukanani tulomatkalla. Tiedän onnistuneeni, kun saan asiakkaalta vastaukseksi, että ”jos sen lupaat, niin voin maksaa vähän enemmänkin :)”


*Selvitä asiakkaan toiveet, aikataulu ja budjetti

*Laadi selkeä, silmäiltävä ja koukuttava tarjous!

*Kohdista viestisi asiakkaallesi ja kerro saatekirjeessä miksi hänen kannattaisi ostaa sinulta

*Soita perään sovittuna aikana tai viimeistään pari päivää ennen tarjouksen umpeutumista


 

Kotitehtävä:

 

Pyydä jotain ulkopuolista henkilöä arvioimaan omaa esimerkkitarjoustasi. Ymmärtääkö hän mitä olet tarjoamassa ja saako hän sen parilla silmäilyllä selville? Kollegan tai ystävän huomiot voivat tuoda yllättäviä ideoita, joita et olisi itse keksinyt hyödyntää tarjouksessasi! Tarjouspohja on myös hyvä päivittää aika ajoin.

 

Rakkaudella,
Mimosa, Boss Lady

b Mimosa profiili neliöMimosa Sukanen on PuskaPromotionin perustaja ja nykyinen toimitusjohtaja. Hän on European Sales Competition 2015 finalisti (4. sija) ja Haaga-Helian myyntityön alumni. Mimosa on jämäkkä johtaja, todellinen boss lady, joka ei epäröi klousata diiliä. Mimosan tärkeimmät tärpit myyntiin ovat proaktiivisuus, pitkäjänteisyys ja asiakkaan johtaminen tapaamisissa.
Mimosa @ LinkedIn