Potkua kirjalliseen viestintään ja tehokeinoja asiakkaan vakuuttamiseksi

Puska_kirjallinen_vakuuttaminen

Potkua kirjalliseen viestintään ja tehokeinoja asiakkaan vakuuttamiseksi

Tuskailetko myyntityön haasteiden kourissa? Onko myyminen sinulle pakkopullaa? Voimanaiset yllättävät ja ihastuttavat sinua uudessa blogisarjassa myyntivinkeillään. Helppojen, konkreettisten ja käytännönläheisten neuvojen avulla jörrikästäkin kehittyy myyntityön taitaja. Tämänkertainen blogipostaus keskittyy antamaan sinulle hyviä työkaluja kirjallisen viestinnän tueksi. Näiden vinkkien avulla saat enemmän irti sähköpostiviestinnästä ja muusta kirjoitetusta ajatustenvaihdosta. Tulevassa postauksessamme annamme sinulle vielä lisävinkkejä tarjouksen tekoon.

 

Blogisarja on osa yhteistyötämme Evento-lehden kanssa. Tämä artikkeli on julkaistu aikaisemmin Evento-lehden sivuilla

Vaikka vannonkin asiakkaalle soittamisen ja asiakkaan tapaamisen nimiin, on välttämätöntä osata myös hyvä kirjallinen ilmaisu ja tehokas sähköpostikommunikaatio. Myyntityötä voi joskus tehdä jopa pelkästään sähköpostin varassa ja näitä vinkkejä voi hyödyntää kaikessa muussakin kirjallisessa kommunikaatiossa. Ota siis mukava asento ja vietä hetki parhaiden tekstivinkkieni parissa!

 

Huomioitavia perusasioita sähköpostiviestittelyyn liittyen

 

Kuten edellisessä postauksessani mainitsin, sähköpostilla voi saada tapaamisia, mutta ne jäävät usein asiakkaalle tärkeämpien ja kiireellisempien viestien jalkoihin. Jotkut asiakkaat jopa suoraan poistavat viestit, jotka eivät ole tulleet heidän omilta kontakteiltaan tai joita he eivät ole sopineet vastaanottavansa. Tämä ei silti tarkoita, että sähköpostilla olisi mahdotonta saada aikaan tulosta! Ihmiset ovat erilaisia ja asiakkaat pohjimmiltaan ihmisiä 😉

Kirjallisessa viestinnässä pätevät samat perusperiaatteet kuin suullisessakin viestinnässä: Kannattaa käydä vilkaisemassa yrityksen nettisivu ja asiakkaan Linkedin-profiili lyhyesti, jotta osaat personoida viestiäsi, jolla lähestyt asiakasta. Mene siis hetkeksi nettiin ja perehdy asiakkaaseesi ennenkuin lähestyt tätä viestilläsi. Yhtälailla tärkeässä asemassa on oman tuote/palveluvalikoiman tunteminen ja kyky tiivistää sanomasi sopivanpituiseksi kokonaisuudeksi.

Sähköpostikommunikaatio eroaa puhelimessa ja kasvotusten tapahtumasta kommunikaatiosta siinä, että se ei ole reaaliaikaista. Et todennäköisesti saa vastausta välittömästi etkä voi myöskään nähdä tai kuulla, miten vastaanottaja reagoi viestiisi. Tämä voi olla sekä hyvä että huono asia. Tulemme tulevaisuudessa käsittelemään myös kasvokkain tapahtuvaa kommunikaatiota blogissamme.

Siinä, mitä kautta lähestyt asiakasta, kannattaa hyödyntää omia vahvuuksiasi. Oletko vakuuttavimmillasi suullisesti vai kirjallisesti? Omien vahvuuksien tiedostaminen ja hyödyntäminen on tärkeää, koska ei ole olemassa yhtä parasta tapaa tehdä myyntityötä. Asiakkaatkin ovat erilaisia, omia persooniaan, eikä jokaista vakuuteta samalla tavalla! Jos olet terävimmilläsi kirjallisesti, sähköposti on ehdottomasti sinun suosikkiaseesi myyntityössä. Ja vaikka sanansäiläsi ei olisikaan terävimmillään, hyödyt varmasti tekstillisen ulosantisi hiomisesta.

 

Sähköpostin lähettäminen antaa sinulle aikaa hioa viestiäsi

 

Sähköpostia lähetettäessä on hyvä olla hallussa hyvän viestin perusrakenne: Tervehdys, johdanto, ehdotus, toimintakehote, lisäohjeet, toivotus, yhteystiedot. Nämä olisi hyvä löytyä jokaisesta lähettämästäsi sähköpostista, sillä tämän mallin noudattaminen luo sinusta ammattimaista, asiantuntevaa ja luotettavaa kuvaa vastaanottajan silmissä. Selkeää ja johdonmukaista tekstiä on mukavampi lukea ja sieltä löytää nopeasti olennaiset asiat. Sinun pitää siis kirjoittaa helppolukuisesti, lyhyesti ja kuitenkin kattavasti, jotta asiakas jaksaa lukea mitä sinulla on sanottavanasi ja jotta hän suostuu ehdottamaasi asiaan. Siinäpä haastetta kerrakseen!

Niinkin yksinkertainen asia kuin vastaanottajan etunimen mainitseminen viestin alussa on yksi asioista, joka tekee viestistä henkilökohtaisen. Kukaan ei halua olla vain yksi vastaanottaja massapostituksessa, se on luotaantyöntävää ja alentaa mielenkiintoa esitettyä asiaa kohtaan. Onkin tärkeää löytää kultainen keskitie viestin personoinnin ja massaviestittelyn välillä, sillä toisaalta sinun kannaltasi ei todennäköisesti ole järkevää alkaa rakentamaan jokaista samaa asiaa koskevaa viestiä erikseen omanlaisekseen jokaiselle vastaanottajalle. Vastaanottajan etunimen mainitseminen viestin alussa on yksi helpoista keinoista tehdä viestistä henkilökohtainen, vaikka käytössäsi olisikin valmis viestipohja.

Heti tervehdyksen jälkeen vastaanottaja odottaa saavansa tietää, mitä viestin asia koskee, miksi juuri häntä on lähestytty ja millä asialla. Tämä on hyvä kohta viestin personoinnille, muotoile heti viestin alkuun muutamalla lauseella, miksi lähestyt juuri kyseistä henkilöä viestilläsi. Johdanto-osassa kerrot myös lyhyesti itsestäsi/yrityksestäsi ja mitä olet vastaanottajalle tarjoamassa, tämän voit muotoilla valmiiksi viestipohjaasi. Voit valottaa asiasi taustoja ja yksityiskohtia vastaanottajalle relevanteilta osin muutamalla kappaleella. On kuitenkin olennaista, että et jää jaarittelemaan vaan kerrot juuri kyseisen vastaanottajan kannalta olennaiset asiat, tee siis valmiita tekstikappaleita asiasi taustoista ja valitse niistä aina muutama sopiva vastaanottajan mukaan. Tutustumalla asiakkaan nettisivuihin, Linkedin-profiiliin ja/tai muuhun saatavilla olevaan tietoon asiakkaasta, osaat valita juuri kyseiselle vastaanottajalle sopivat perustelut.

Johdannosta pääset jouhevasti ehdotukseesi, mitä tarjoat vastaanottajalle. Kerro tiiviisti olennaiset asiat tarjoamastasi asiasta ja mitä tämä tarkoittaa vastaanottajan kannalta. Tässä kohdassa on hyvä mainita esimerkiksi hinta, palvelun/tuotteen sisältö ja laskutus/peruutusperiaatteet. Omalta kannaltasi tämä on viestin tärkein osio, tähän kannattaa paneutua kunnolla! Lisää vinkkejä tarjouksen tekoon tarjoamme seuraavassa blogipostauksessamme.

Jotta asiat eivät jäisi roikkumaan, on erittäin tärkeää esittää vastaanottajalle toimintakehote ja tarvittaessa lisäohjeet eli kertoa hänelle, mitä häneltä odotetaan ja milloin. Esimerkiksi: ”Tarjous on voimassa xx.xx.xxxx asti, voit vastata minulle vastaamalla tähän sähköpostiin. Muussa tapauksessa palaan sinulle asiaan puhelimitse kahden viikon kuluessa.” On myös hyvä erikseen mainita, että vastaat mielelläsi lisäkysymyksiin ja sinulle voi myös soittaa tai voitte sopia tapaamisen, jos vastaanottaja haluaa keskustella lisää. Vaikka nämä asiat voivat tuntua itsestäänselvyyksiltä, eivät ne sitä ole, ja niiden mainitseminen rakentaa luottamusta sinua kohtaan. Nämä asiat viestivät siitä, että seisot sanojesi takana, olet kiinnostunut asiakkaasta ja haluat auttaa häntä.

Hyvän ensivaikutelman viimeistelet positiivisella toivotuksella (Mukavaa työviikkoa!) ja allekirjoituksella, josta löytyvät kaikki tärkeät tiedot. On hämmästyttävää, miten usein itsekin saan viestejä, joiden lopusta ei löydy lähettäjän yhteystietoja! Jos minulla tulee jotain kiireistä kysyttävää, enkä löydäkään lähettäjän puhelinnumeroa, saattaa asia jäädä sikseen. Monesti myös etsin yhteystietoja vanhoista sähköposteista esimerkiksi silloin, kun olen myöhästymässä tapaamisesta tai en löydä paikan päälle, ja haluaisin ilmoittaa asiasta. Puhelinnumeron ja muiden kontaktitietojen lisääminen viestin loppuun on pieni vaiva ja viimeistelee antamasi ammattimaisen kuvan vastaanottajan mielessä.

 

Muutama koottu vinkki kirjalliseen ilmaisuun

 

Kun viestin perusrakenne on hallussa, voit keskittyä hiomaan sisältöä ja viestin yksityiskohtia. Hyvällä ja selkeällä viestipohjalla, jossa on faktat kunnossa, pääsee jo pitkälle. Mutta pienellä panostuksella viestistä saa vieläkin paremman. Seuraavaksi esittelen muutaman tehokeinon, joilla saat viestistäsi tehokkaamman, kiinnostavamman ja vastaanottajaa sitouttavamman.

Kuten kasvotusten ja puhelimitse, myös sähköpostissa oleva ilmapiiri tarttuu helposti vastaanottajaan. Tätä kannattaa hyödyntää ja ottaa positiivinen, ystävällinen ja innostunut ote omaan viestiin. Tällainen lähestymistapa paitsi tekee vastaanottajan päivästä hieman kivemman, se myös lisää viestin kiinnostavuutta. On paljon motivoivampaa lukea iloinen ja innokas viesti kuin jäykkä ja vakava, anna innostuksesi omaan asiaasi ja mahdolliseen yhteistyöhön vastaanottajan kanssa näkyä!

Yksi tehokas tapa saada vastaanottaja kokemaan lähettämäsi viesti itselleen merkitykselliseksi on osallistaa hänet prosessiin. Kysy kysymyksiä, niillä osoitat olevasi kiinnostunut vastaanottajan mielipiteistä. Kysymys voi olla niinkin yksinkertainen kuin ”Miltä tämä sinusta kuulostaa?”. On myös tehokasta mainita vastaanottajan nimi tai hänen edustamansa yrityksen nimi viestin sisällä alun tervehdyksen lisäksi. Mainitse yrityksen nimi, mikäli ehdotuksesi koskee ensisijaisesti yritystä ja vastaanottaja edustaa siis yritystä. Mainitse henkilön nimi, mikäli ehdotus on henkilökohtainen.

Yhtenä tehokeinona kirjallisessa ilmaisussa käytän itse myös kolmen adjektiivin ryppäitä. Kuvaileminen on tärkeää, sillä se rakentaa mielikuvaa kokonaisuudesta ja tekee siitä helpommin käsitettävän ja läheisemmän lukijalle. Kerro siis tarjoamistasi mahdollisuuksista informatiivisesti, positiivisesti ja kiinnostavasti adjektiivien avulla. Tulet huomaamaan, että tämä kikka tekee kirjoittamastasi tekistä eläväisemmän, mielenkiintoisemman ja havainnollisemman :)

 

Hyvällä asenteella pärjää jo pitkälle!

 

Vielä muutama juttu ennenkuin tartut sanansäilään ja alat heiluttaa sitä sähköpostiviidakossa: Hyvä asenne ja järjestelmällinen työote ovat kaiken A ja O myös kirjallisessa viestinnässä. Ota siis käyttöön positiivinen can do -asenne, asiakas on ystäväsi ja haluat auttaa häntä parhaasi mukaan. Vaikka asiakas olisi pahalla päällä, älä hermostu sähköpostitse tai muutenkaan (siitä on harvoin hyötyä!).

Vastaa kaikkiin kysymyksiin järjestelmällisesti, vastaa viesteihin viimeistään parin päivän sisällä niiden saapumisesta ja muista viestin perusrakenne myös viesteihin vastatessasi. Lue viestit aina läpi ennen lähettämistä, näin vältyt liian nopean liipasinsormen aiheuttamista mokista! Pistä itsellesi kalenteriin ylös, milloin olet luvannut palata asiaan ja soita asiakkaalle sovitusti, mikäli hänestä ei siihen mennessä ole kuulunut takaisinpäin.

Ja viimeiseksi: ei sarkasmia – se toimii kasvotustenkin vain harvoin ja sähköpostitse ei lähes koskaan! Säästä sarkastiset vitsisi ja huomautuksesi hyville ystävillesi, jotka niitä osaavat arvostaa.

Seuraavassa blogipostauksessamme kerromme sinulle punnittuja vinkkejä tarjouksen muotoilemiseen, kannattaa siis seurata blogiamme jatkossakin!

Kirjalliset tehokeinot tehokäyttöön:

 

  • Säilytä aina positiivinen pohjavire kirjoittaessasi.
  • Pidä mielessä, mitä haluat viestilläsi saavuttaa.
  • Muista, että kukaan ei osaa lukea ajatuksiasi, mainitse tärkeimmät asiat viestissäsi.
  • Viestin lopussa on hyvä olla toimintakehote, se aktivoi osallistumaan keskusteluun.
  • Anna aina selkeä deadline vastaamiselle, niin asiat eivät jää roikkumaan.

 
Kotitehtävä: Muistele hyviä, kiinnostavia ja mieleenpainuneita itse vastaanottamiasi sähköposteja. Etsi ne käsiisi, lue ne ja katso, sopivatko ne antamiini vinkkeihin. Löysitkö jotain uutta, mitä en maininnut postauksessani? Haluatko kysyä lisää tai jakaa kokemuksiasi kirjallisen viestinnän kiemuroista? Keskustellaan lisää Facebookissa!

 

Rakkaudella
Doris

Doris TuohimaaDoris Tuohimaa on PuskaPromotionin perustaja ja nykyinen hallituksen puheenjohtaja. Hän on European Sales Competition 2014 hopeamitalisti ja Haaga-Helian myyntityön alumni. Doris on myös vuonna 2015 syntyneen tehotytön äiti ja itsekin oikea tehopakkaus, mukana niin monessa jutussa että heikompia hengästyttää 😉 Doriksen tärkeimmät tärpit myyntiin ovat rohkeus, itsevarmuus ja yllättävät luovat ideat.
LinkedIn, Doris Tuohimaa