• rakennusvirasto4
  • rakennusvirasto1
  • rakennusvirasto7
  • loftshow1

Uudistuneet tapahtumapalvelumme

 

Mimosa Sukanen, PuskaPromotionin toimitusjohtaja

Mimosa Sukanen, PuskaPromotionin toimitusjohtaja

 

Minkälainen on hyvä tapahtuma? Milloin muistat viimeksi käyneesi tapahtumassa, joka oli onnistunut? Todennäköisesti muistat paremmin tapahtuman, jossa kaikki ei ole ihan mennyt putkeen.

Onnistuneeksi tapahtuman voi määritellä, kun backstage järjestelyt eivät ”näy” ulkopuolisille. Muutamia osa-alueita mainitakseni, loogisesti suunniteltu tapahtuma-alue, riittävä henkilökunta, aikataulun toimivuus ja ammattimainen asiakaspalvelu ovat kriittisiä tekijöitä, kun puhutaan miellyttävästä kokemuksesta osallistujan silmin. Ja nämä ovat perusedellytyksiä, jonka lisäksi ohjelmasisältö, esiintyjät ja odotusten ylittäminen tekevät tapahtumasta erityisen.

 

Isossa organisaatiossa tapahtuman järjestäminen vaatii monen henkilön työpanoksen ja toteuttamisen tietyn budjetin rajoissa. Aikataulut paukkuu ja sähköpostitulvan keskellä pitäisi vielä tehdä muut työt. Pienessä pk-yrityksessä taas ei välttämättä ole aikaa ja resursseja alkaa selvittämään tilavuokria, catering-vaihtoehtoja, tekniikkakustannuksia esiintyjistä puhumattakaan. Siksi me tarjoamme kaiken suunnittelusta toteutukseen, jotta sinä voit asiakkaana nauttia tapahtumakokemuksesta ilman paineita.

 

Tapahtuman suunnitteluun on syytä varata riittävästi aikaa. Tuleva tyky-päivä tai messuedustus tulee nopeammin, kuin osaa odottaakaan. Tapahtuman voi järjestää nopeallakin aikataululla, mutta silloin riskinä on että tietystä esiintyjästä pitää luopua, tekniikan tilaus ei onnistukaan, koska tilausaika on kaksi viikkoa ja tapahtumatuottaja joutuu veloittamaan kalliimman hinnan kiireestä johtuen. Usean sadan hengen tilaisuuteen kannattaa varata useampi kuukausi ja aloittaa suunnittelu heti, kun päivä on tiedossa. Pienemmän tilaisuuden, kuten networking-iltapäivän, lounaskokouksen tai workshop-päivän järjestäminen onnistuu joustavammalla aikataululla, jonka laaja yhteistyöverkostomme sekä työntekijäresurssimme mahdollistavat.

Järjestämme tapahtumia erilaisiin tarpeisiin, jotka voidaan jaotella yritystapahtumiin ja juhlatilaisuuksiin. Yritystapahtumat voivat olla networking-tilaisuuksia, tuotelanseerauksia, joukkorahoitustapahtumia tai esimerkiksi jo toteutetun tapahtumakonseptin koordinointia. Käy tutustumassa caseihimme tästä.

 

Omia yleisötapahtumiamme olemme järjestäneet jo pari vuotta peräkkäin sisältäen tapahtumakonseptin suunnittelusta sen myyntiin, sponsorien hankintaan ja tapahtumapäivän järjestämiseen. Sponsorien hankinta, myynti ja markkinointi ovat tapahtuman kulmakivet, jonka päälle rakennetaan ohjelma ja herätetään kohderyhmän mielenkiinto. Pohjatyö vaatii suunnittelua ja kymmeniä työtunteja, jonka johdosta tapahtumapäivä sujuu mallikkaasti. Tapahtumiemme ilmeestä on vastanneet omat graafikkomme, jotka suunnittelevat markkinointimateriaalit, kutsut, visuaalisen ohjeistuksen ja julisteet.

Juhlatilaisuudet voivat olla sidosryhmätilaisuuksia, vuosijuhlat, pikkujoulut tai vaikka illallinen tietylle asiakasryhmällesi. Meiltä onnistuu myös rokkikeikan järjestäminen tai yksinkertaisesti täräyttävät 30-vuotis bileet DJ:n siivittämänä!

 


 

Tässä vähän maistiaisia Rakennusvirastolle toteutetuista tupaantuliaisista:

Helmikuussa järjestimme Rakennusvirastolle tupaantuliaiset, joita alettiin suunnitella jo lokakuussa. Heillä oli edessään muutto uusiin tiloihin Vallillaan usean Kasarmitorin kupeessa vietetyn vuoden jälkeen. Muutos ja toimiston uusi sijainti aiheutti kysymyksiä henkilöstössä, joka on ymmärrettävää.

Rakennusvirasto halusi juhlistaa ja viestiä omille sidosryhmilleen tästä muutoksesta ja esitellä upeita moderneja tilojaan hyvän ruoan ja ohjelman kera. Teemana oli ”Kaupunki kylässä”, jolla haluttiin kertoa, että kaupunki on kaikkia varten ja ystäviä lähellä. Paikalle järjestettiin Stadi-biisejä esittävä Purkkiorjat –bändi, nuorta harmonikkaenergiaa Helsingin musiikkiopistosta ja PuskaPromotionin oma ammattinäyttelijä Miska Kajanus juontajaksi.

Tilaisuus avattiin johtajiston värikkäällä Pecha Kucha –esityksellä, jossa ajastetut kuvat vauhdittavat esiintyjän puhetta. Illan aikana tarjoiltiin maukasta street foodia, maailman makuja ja herkullisia minimuffinsseja Rakennusviraston värein koristeltuna. Juhlien aikana oli mahdollisuus tutustua uusiin tiloihin esittelykierroksella, tavata tuttuja ja päivittää kuulumisia. Ilta huipentui Miskan johdolla improvisaatioteatteriin, jossa päähenkilöinä olivat itse Rakennusviraston henkilökunta. Miska oli valmentanut esiintyjäryhmää tasan 60 minuuttia aikaisemmin päivällä ja esityksen tulos palkittiin raikuvin aplodein.

rakennusvirasto2rakennusvirasto6

 

Katso lisää kuvia tästä!


 

Tapahtuman järjestäminen lähtee tavoitteen määrittelemisestä. Miksi tapahtuma tehdään ja kenelle? Mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan? Halutaanko lisää näkyvyyttä, luoda kontakteja vai nauttia 50-vuotis hääpäiväillallisesta? Asiakkaasi, yrityskumppanisi, henkilöstösi ja ystäväsi ovat sinulle tärkeitä kohderyhmiä. Mikset siis pitäisi heistä hyvää huolta? Oman kohderyhmäsi tyytyväisyydestä on pidettävä hyvää huolta ja juhlallisen tilaisuuden tai työhyvinvointipäivän järjestäminen kertoo arvostuksesta heitä kohtaan. Tätä ei voi rahassa mitata.

 

Kun tiedät kenelle tapahtumaa ollaan tekemässä, niin sen jälkeen voidaan suunnitella ohjelmasisältö, tila, tekniikka, somistus ja tarjottavat. Tilaisuuteen sopiva teema ja nimi tuovat tunnelmaa, jota somistus, äänitekniikka ja valaistus tukevat. Gaalaillallinen maistuu varmasti erilaiselta tyhjässä, toimiston putkivaloin valaistussa ruokalassa ja Casinoksi loihditussa juhlasalissa James Bondin tarjoillessa Martineja. Tapahtuma antaa elämyksiä kaikille aisteille!

 

Toteutamme tapahtumat avaimet käteen –periaatteella. Meiltä saat ideat, suunnittelun, herkullisen ruoan, esiintyjät, henkilökunnan ja tilat kaikki saman katon alta. Tapahtumapakettiimme sisältyy aina ohjelmasisällön suunnittelu, catering, somistus, tekniikka, tilat ja henkilöstö. Esiintyjät ja muu tarpeisto toteutetaan toiveidesi mukaan. Asia, mitä ulkopuolisena ei tule miettineeksi on esimerkiksi taustamusiikin tärkeys tai miten ammattimainen juontaja osaa ohjeistaa tilanteen mukaan ja nostattaa tunnelmaa. Nämä huomaa yleensä vasta, kun ne puuttuvat ja siksi olemme auttamassa sinua.

 

Tavoitteemme on että sinulle jää hyvä fiilis ja tapahtumastasi tulee ikimuistoinen. Mikäli tarvitset vain osan palvelupaketistamme, esimerkiksi sirkusakrobaatin tai puhujan workshop-päivääsi, niin sekin onnistuu. Kysy, me vastaamme – tehdään toiveistasi totta!

Tags: